Front Office – Programa de Gestión de Pensiones 2018-02-08T20:13:07+00:00

Descripción del proyecto

Front Office – Programa de Gestión de Pensiones

Programa para pensiones

» Programa para pensiones que puede gestionar varios tipos de habitaciones: (individuales, dobles…)
» La definición inicial de las habitaciones puede ser manual o automática. Para cada habitación se pueden asignar características especiales, como por ejemplo, si disponen de baño, lavabo, Internet, etc.
» Puede definir tantos cargos, extras o elementos facturables como desee. Éstos también pueden ser compuestos. P. Ej. “Pack fin de semana”…. que se compone de habitación doble, media pensión y parking.

 »programa para pensiones Completa Gestión de Tarifas: Puede definir precios por días de la semana, por temporadas, para clientes frecuentes, para comerciales, etc.
» El programa para pensiones también puede crear contratos especiales para personas o agencias / empresas.
» Estado de las habitaciones. Es la ficha donde sabremos si una habitación está sucia (se marca así automáticamente al hacer el check out), si está limpia, si está pendiente de hacer alguna revisión, si está bloqueada, etc.
“Ampliamente configurables todas la características de su pensión, desde nuestro software de facturación de pensiones”
» Disponemos de un completo Planning o visor gráfico de las habitaciones. Éste es configurable en muchos aspecto; podrá ver mayor o menor número de días del mes, podrá aplicar filtros para ver sólo las habitaciones ocupadas, o bien sólo las reservadas, las que tienen baño, lavabo, las de una planta determinada, etc.
» Desde el mismo planning también es posible trabajar y asignar, de forma sencilla, reservas o estancias a los huéspedes. Una vez asignadas, es posible ver fácilmente, a quién corresponde, cuánto tiempo estará en la pensión, etc.» También desde el planning disponemos de botones de acceso rápido a las siguientes fichas: La de recepción (que es la ficha general del programa, desde donde se gestionan las reservas y estancias), la ficha de listados habituales de hostelería, la de estado de las habitaciones, otros plannings distintos, etc.
» Para cambiar a un cliente de habitación, lo haremos fácilmente con un movimiento de ratón.» En la ficha del cliente, señalaremos si queremos que todos sus cargos los pague él, o bien todos su empresa / agencia de la que proceda, o que la habitación la pague la empresa / agencia y el resto, como extras o similares, los pague el cliente.
» Desde la ficha general de recepción del programa (gestión de check-in y reservas) podremos:

  • Añadir cómodamente múltiples habitaciones para un mismo cliente.
  • Aunque los precios de las habitaciones, cargos o extras, los hayamos definido anteriormente, también podremos cambiarlos manualmente por otros de forma manual mientras estemos trabajando.
  • Asignación rápida de extras y cargos.
  • Incorporación de cargos de otros departamentos o puntos de venta, como por ejemplo barra, restaurante, etc.
  • Gestión de entregas a cuenta por parte del cliente. Muy práctico si el cliente nos abona parcial o totalmente el importe de la estancia, antes de facturarle definitivamente, o hacerle el check out.
  • Podemos traspasar cargos entre las distintas habitaciones.
  • Botón para saber rápidamente el saldo del cliente (si debe dinero o está al corriente de pago).
  • Podrá cambiar manualmente el nombre de cualquier cargo o elemento de facturación, por otro distinto. P.Ej. en lugar de que figure impreso en la factura “Habitación doble”, que ponga en su lugar “Estancia 1 noche”, o similar.
  • Botones de accesos directo, donde se nos muestran: 1.- Las Reservas que entran hoy. 2.- Las reservas que entran mañana. 3.- Las estancias que salen hoy 4.- Las estancias que salen mañana.

» Puede comenzar la facturación de la empresa a partir del número que desee.

» Podrá configurar en la aplicación si quiere trabajar con fechas abiertas, si va a utilizar un lector automático de DNI / pasaportes, un programador de tarjetas para la cerradura de las puertas de las habitaciones, cómo quiere sacar el documento de bienvenida (wellcome), cómo sacar los listados de gobernanta, y muchos otros parámetros más.
» Algunos informes del programa de gestión de pensiones:

  • Reservas que entran hoy, las reservas que entran mañana, clientes que salen hoy, clientes que salen mañana, los clientes actualmente alojados, listados de mano corriente, las habitaciones libres para hoy, en qué estado se encuentran las habitaciones (limpias, sucias, pendientes de revisar, etc.), la ocupación del mes en curso…
  • Rooming list, clientes alojados junto con su régimen de estancia (media pensión, pensión completa…), documento de bienvenida, histórico de clientes, previsión de ocupación y cargos a 30 días vista…
  • Informes de policía: hoja / registro de entrada de viajeros, clientes actualmente alojados…
  • Fichero para la policía: Podrá transferirles a través de Internet un fichero con información de los ocupantes de su pensión.
  • Habitaciones y ocupantes, histórico de facturación, histórico de estancias – ocupación, listado de comunidades, provincias, países… (solicitado por el INE), informes de producción, cargos pendientes de facturar, etc.

“El programa para pensiones que necesita para un completo control y gestión de su negocio”

Empresas

» El programa puede gestionar varias empresas.
» También puede acceder al software de facturación de pensiones desde su casa o cualquier lugar del mundo, siempre que tenga conexión a Internet.

Usuarios

» EL programa puede limitar el acceso a las partes del programa a las cuales no quiere que accedan sus empleados.

 » Si se borran o modifican documentos, el programa deja una incidencia interna de tal situación. Podrá saber el usuario y/o ordenador que ha hecho tal operación, cual es la variación del importe, y otros controles adicionales.
» Protección de entrada al programa para pensiones con contraseñas para los distintos usuarios.
» Mediante un botón situado en diversas fichas del programa, podremos saber qué usuario y desde qué ordenador creo y/o modificó el documento en el que se encuentre.
» En la ficha de personal o empleados, podrá introducir todos sus datos e incluso puede introducir fotografías de los mismos.
“Este programa para pensiones dispone de elementos de seguridad y control que usted necesita para su negocio”

Clientes

» El programa dispone de una completa ficha para introducir los datos de clientes,  empresas o agencias, con varios campos que son personalizables por el usuario.

 » En la ficha de clientes es posible definir distintas direcciones para cada cliente (P.Ej. dirección fiscal distinta de la dirección de envío), así como muchas otras opciones que se tomarán en cuenta para cada cliente, en el momento de emitirle un documento.
» Desde la ficha del cliente y en otros puntos del software para pensiones, tenemos un botón desde donde veremos rápidamente el saldo actual del cliente.

Proveedores

» El programa dispones de una completa ficha de proveedores / acreedores, con varios campos que son personalizables por el usuario.
» Posibilidad de sacar desde la ficha de cada proveedor: un listado con las últimas ventas, si existen artículos pedidos pendientes de recibir, ver los pagos (pendientes y pagados), etc.
» Además de lo anterior, también existen muchos otros procesos y opciones personalizables para cada proveedor.

Agentes Comisionistas

» El programa da la posibilidad de gestionar comisiones sobre nuestros agentes / empleados / comisionistas, pudiendo calcular su comisión de varias formas:
Un porcentaje sobre el importe teniendo o no en cuenta los descuentos.

  • Un porcentaje sobre el beneficio considerando o no los descuentos
  • Un importe por cada línea de factura.
  • Un Importe por cada unidad de venta.
  • Lo descrito en las líneas anteriores es aplicable sobre todos los artículos, sólo algunos, o determinadas categorías de artículos.

» Existe un proceso que calcula las comisiones de cada empleado, agente o comisionista de forma automática.

Almacenes

» El programa puede gestionar varios almacenes, y de cada uno de ellos utilizar o crear distintas ubicaciones (pasillos, estantes, baldas,…)
» Podrá traspasar mercancía entre los distintos almacenes.
» Para cada almacén, también podrá dar de entrada o salida mercancía, sin que sea necesariamente a través de un albarán o factura de compra o venta.

Artículos

Sólo si en el programa de gestión de pensiones se van a gestionar artículos de cafetería, bar, restaurante.
» Mediante el proceso de “Cambios masivos”, podrá alterar de forma masiva información de la ficha de los artículos, en base a cualquiera de los campos existentes. Un ejemplo podría ser si quisiéramos incrementar rápidamente un porcentaje determinado el precio de todos los artículos de una determinada categoría.
» En la ficha de artículos existen campos, al margen de los predefinidos, de uso reservado para el usuario, por si quisiera hacer uso de ellos de forma particular.
» Control del stock de artículos bajo mínimos y sobre máximos. De gran utilidad si de algún artículo queremos tener como mínimo o como mucho una determinada cantidad de unidades.
» Gestión del peso y volumen de los artículos.
» Desde la ficha de cada artículo, existe un apartado para ver si ese artículo figura dentro de alguna tarifa especial de venta, dándonos detalles sobre la misma.
» Cada artículo puede llevar asociadas hasta 6 imágenes.

» Al margen del código interno y de barras, también se considera el código del proveedor que tenga para cada artículo.
» Duplicado de artículos: De gran utilidad para operar con artículos que tengan semejantes características.
» Desde la ficha de cada artículo, podremos obtener informes de las ventas que se han hecho de ese artículo, y también las compras y movimientos de stock. Así mismo también se pueden imprimir distintos tipos de etiquetas.
» Opcionalmente podemos añadir una descripción amplia de cada artículo, bien para imprimirse en los documentos de venta, junto con el nombre del artículo, o simplemente a título informativo para usted, pero sin que se imprima.
» Posibilidad de elegir para un artículo, si queremos que se descuente el stock de él mismo, o de otro distinto.
» A cada artículo hay que asignarle obligatoriamente un dato que es el “perfil del artículo”. Los perfiles de artículos nos determinan cómo han de comportarse los artículos en determinadas circunstancias. Por ejemplo, y con respecto al stock, se puede configurar de tal modo que:

  • No se gestione el stock
  • Gestionar el stock excepto en las ventas
  • Ignorar el stock negativo
  • Avisar si el stock se queda bajo mínimos
  • Avisar si se agota el stock
  • Avisar si no queda suficiente stock en la operación.

“Saque un mayor rendimiento a su software de facturación de pensiones, acoplándolo con nuestro software de gestión de Restaurantes

Configuración

» Al margen de la gestión de pensiones, puede gestionar otros departamentos o áreas de venta tales como restaurante, bar, cafetería, terraza, etc., y que el programa tenga comportamientos distintos para cada uno de ellos, como por ejemplo, que cada uno tenga su almacén, su serie de facturación, las impresoras a utilizar, y otros muchos parámetros más


» Configurable y personalizable es también el aspecto general del programa, en referencia al fondo, los botones, colores, logotipos, informes, facturas, tickets (facturas simplificadas), etc. » Personalización de tantas formas de cobro / pago y periodicidades (vencimientos) como quiera.
» Gestión de todo tipo de impuestos disponibles para todos los regímenes fiscales.
“Un programa de gestión de pensiones, que se ajusta a su empresa y necesidades”

Compras

» Gestión de las facturas y albaranes que nos manden nuestros proveedores, además de poder generar pedidos o devoluciones a éstos.
» Creación automática de las facturas de proveedores, en base a los albaranes recibidos por parte de éstos.
» Impresión directa de etiquetas de los artículos recibidos en la factura o albarán.
» Podemos sacar un listado con la ubicación dentro de nuestra empresa, donde debemos colocar la mercancía que nos llega en el albarán o factura de proveedor que introduzcamos en el programa.
» Impresión de etiquetas para paquetes que tengamos que mandar a proveedores, donde al margen de su dirección también se reflejan los bultos y el peso de éstos.
» Podremos crear de forma automática pedidos a nuestros proveedores, en base a artículos con stock bajo mínimos, las ventas hechas durante un periodo, etc.
» Control riguroso de la mercancía que hemos pedido a nuestros proveedores y que está pendiente de llegar, de la que ya hemos recibido, etc.

“Gestión de compras y proveedores, desde el software de facturación de pensiones”

Informes

» Multitud tipos de prácticos informes, pudiendo modificar o personalizar todos ellos.
» El contenido de los informes se puede exportar en los formatos más habituales: Excel, Access, PDF, DBF, TXT, y otros más
» Cualquier elemento capaz de imprimirse en el programa para pensiones, también se puede ver previamente por pantalla, o enviar por email a un destinatario.
“Informes para cualquier tipo de análisis, dentro del programa para pensiones”

Cobros y pagos

Remesas Bancarias

» Con el programa podrá generar remesas de cobros o efectos para presentar al banco. Se soportan los cuadernos bancarios más habituales
» Comprobación del límite de crédito que tengamos con el banco y también de cobros que no tengan la cuenta bancaria, o que no la tengan de forma correcta.
» Creación e impresión de recibos bancarios en papel.
» Remesas también para pagos a proveedores y de pagos de nóminas.
» También podrá generar otros tipos de remesas de cobros, por los siguientes criterios:
Por un importe fijo.
Por el saldo del cliente / clientes.
Por un importe o cuota periódica.
Por el exceso de riesgo que le hayamos dado al cliente / clientes.
Otros…

Previsión de cobros / pagos

» Gestión de los cobros y pagos que tenemos previstos hacer, para cada uno de los bancos o caja de nuestra empresa. También podremos tener en cuenta los gastos e ingresos periódicos y de días concretos.

Varios

» Para los cobros o pagos, podemos sacar justificantes de ello por impresora de tickets o normal.
» Podemos vincular entregas a cuenta con cobros pendiente de compensación.
» Asistente para dar como cobrados o pagados vencimientos de documentos de forma rápida y masiva. Ejemplo práctico de uso: cuando con un mismo talón nos pagan varias facturas.

“Gestión de cartera al completo con el programa de gestión de pensiones”

Inventarios

» Inventarios simples y otros con opciones más avanzadas.
» Se pueden hacer simultáneamente desde varios ordenadores. Antes de procesarlos, si queremos podemos tener en cuenta las compras y ventas habidas durante el inicio del inventario.
» Listados donde se nos indica el stock anterior y el que hayamos introducido en el inventario.
» Desde un PDA también puede hacer el inventario. Éste ha de disponer de un lector de código de barras acoplado. Cuando haya procesado el stock de todos los productos, después importará los datos al software para pensiones.

Cierre de caja

» Arqueos o cierres de caja: con este software de facturación de pensiones podrá gestionar varios cajones de monedas, el fijar una cantidad para la siguiente apertura, y varias acciones más. De cada cierre o arqueo, podrá emitir listados a varios niveles, como por ejemplo uno en el que de cada método de cobro que utilicemos (efectivo, tarjeta de crédito), nos detalla los importes habidos y el concepto correspondiente. Otro para las operaciones hechas por cada usuario, etc.
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Herramientas y utilidades

» Disponemos de actualizaciones periódicas, disponibles para descargar desde Internet.
» Las copias de seguridad se hacen de forma automática. Puede definir qué días de la semana las quiere hacer y a qué hora deben empezar. Si quiere, también las puede hacer de forma manual, pudiendo indicar que se hagan en un soporte externo, en otro ordenador de la red, etc.
» Completo calendario / gestor de citas con múltiples opciones de trabajo e informes.
» Información de las distintas divisas en relación al Euro, con posibilidad de actualizarlas desde el servidor del Banco Central Europeo.
» Esta aplicación dispone de prácticas herramientas cuyo fin es el de mantener el software de facturación de pensiones en óptimas condiciones para estar siempre operativo. También disponemos de un recurso para conectarnos remotamente con los ordenadores de su empresa, para resolverle dudas o posibles incidencias, con la misma efectividad que si estuviéramos in-situ junto a usted.
“Sus datos siempre en buen estado, con nuestro programa para pensiones”

VIDEO RESUMEN

Mira el vídeo de resumen del programa de gestión hotelera. En el podrás ver las principales características.

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DEMOSTRACIÓN

Demostración del funcionamiento del programa de gestión hotelera Verial con algunas de sus funciones.

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