Front Office – Programa de Gestión de Hostales 2018-02-08T20:12:52+00:00

Descripción del proyecto

Front Office – Programa de Gestión de Hostales

» Creación de diferentes tipos de alojamientos: (individuales, dobles, triples…)

» De forma manual o automática podremos definir de cada una de las habitaciones del hostal, aspectos tales como, su extensión de la centralita telefónica, edificio y piso en que se encuentra, detalles característicos (interior, exterior, baño, lavabo, ducha…), etc.

» Gestión de cupos: Para aquellos hostales que operan con agencias y centrales de reservas y que hacen contratos con ellos reservándole un determinado número de habitaciones durante un periodo de tiempo, a condición de que avisen con unos días de release o antelación.

» Creación de todo tipo de cargos, servicios o extras que queramos facturar. También es posible definir cargos compuestos, que a su vez se componen de varios simples.

» Gestión de múltiples tipos de tarifas: de temporada, por días de la semana, para clientes frecuentes, agentes comerciales, etc.

» En cuanto a los contratos que podemos gestionar, éstos pueden ser con agencias o con personas.

» Facilidad para conocer en qué estado se encuentran las habitaciones, pudiendo obtener esa información de forma visual o a través de informes. Por ejemplo, sabremos las habitaciones que están sucias, las que están pendientes de hacer alguna reparación o arreglar alguna incidencia, las que están bloqueadas por no estar en condiciones de asignar a los clientes, etc.

“Configure rápidamente las características de su hostal, desde nuestro software para hostales”

» Posibilidades de la ficha del Planning de habitaciones:

Ver más o menos días del mes.
Podremos aplicar filtros para que sólo se muestren las habitaciones en uso, las reservadas, las de tipo individual, doble, triple,… las que tienen baño, ducha, las de la primera planta, segunda… y otros filtro más.
» Desde el planning podremos asignar sencillamente una estancia o una reserva.

» Sobre el planning se dispone de un área para ver el titular o reservador, así como el periodo que estará en el hostal.

» Desde el planning disponemos de botones para acceder directamente a las partes de trabajo más frecuentes, como la ficha de recepción, los informes habituales, los extras rápidos, la ficha de disponibilidad de habitaciones por un periodo, la vista general de los alojamientos, la de estado de las habitaciones, otro tipos de planning, etc.

» Con un sencillo movimiento de ratón, podemos cambiar de habitación al cliente.

» En la ficha del cliente, se le indica si va a ser él quien va a asumir todos los gastos, si va a ser la empresa / agencia de la que procede, o si los extras los paga el cliente y el alojamiento su agencia / empresa.

» Desde la ficha de recepción, que comprende la gestión de estancias o ckeck-in, reservas y presupuestos, es posible:

Asignar múltiples habitaciones a un mismo cliente.
El programa tomará un precio previamente definido para cada cargo y extra, pero si se quisiera, se podría cambiar manualmente.
Introducción rápida de extras y cargos.
Incorporación de cargos consumidos por el cliente en otros departamentos, como restaurante, cafetería, etc.
Completa gestión de entregas a cuenta, o adelantos.
Traspasar cargos entre distintas habitaciones.
Botón de saldo. Para saber rápidamente el saldo del cliente.
Podremos variar el nombre de los conceptos reales de facturación.
Botones de acceso rápido a las fichas de: Reservas con entrada hoy, reservas con entrada mañana, estancias con salida hoy, estancias con salida mañana y estancias para hoy.

» Es posible indicar a partir de qué número quiere empezar con la facturación.

» Algunos puntos configurables dentro del programa para hostales: Trabajo con fecha abierta. Utilización de lectores de DNI y pasaporte. Grabador / lector de tarjetas magnéticas para apertura de puertas. Documento de bienvenida (tarjeta de registro o Wellcome). Sistema de fidelización de clientes. Cardex, Informes de gobernanta, etc.

» Listados del programa de facturación de hostales:

Reservas con entrada en el día de hoy, reservas con fecha de entrada mañana, estancias con salida hoy, estancias con día de salida mañana, estancias actuales, estado de los cobros y pagos, habitaciones libres, estado de las habitaciones, listados de ocupación por meses…
Rooming list, clientes alojados con régimen de estancia, documento de bienvenida o Wellcome, histórico del cliente o empresa, previsión a 30 días vista.
Informes y fichero para la policía: hoja-registro de entrada de viajeros, clientes actualmente alojados.
Habitaciones, ocupantes, histórico de documentos, histórico de estancias, reservas, estancias y presupuestos, cupos, ocupaciones, histórico de países, informes de producción, elementos pendientes de facturar, histórico de los alojamientos, etc.

” El programa para hostales que necesita, para llevar un íntegro control de su establecimiento”

Empresas

» Puede trabajar con varias empresas

» Le ofrecemos los medios para que pueda acceder al programa a través de Internet, para trabajar o supervisar su negocio desde su lugar de residencia, o para entrar al software para hostales desde cualquier lugar, siempre que allí disponga de conexión a Internet.

Usuarios

» Gestión de accesos a las personas que utilicen la aplicación, pudiendo determinar las partes a las que queramos que puedan acceder y a las que no.
» Administración de incidencias: En el programa quedará constancia si una ficha o documento ha sido borrado, modificado, etc., quedando también reflejado desde qué ordenador ha sucedido, qué usuario ha sido, y en qué día y hora ha ocurrido.

» Herramientas de protección de acceso a nuestro programa para hostales, a través de contraseñas o mediante tarjetas con chip.

» En distintas fichas de la aplicación se dispone de un práctico botón para conocer qué usuario creó o modificó el documento, junto con el día, hora y puesto de trabajo.

» Ficha del personal del hostal, pudiendo incorporar una foto, al margen de sus datos personales.

“Este programa de facturación de hostales le proporciona las herramientas necesarias para trabajar con completa seguridad”

Clientes

» Ficha para los clientes / empresas, con posibilidad de creación de campos personalizados. También puede introducir más de una dirección en la ficha del cliente / empresa, si éste tuviera distinta dirección fiscal de la de envío.

» Es posible fijar para cada cliente, un determinado número de copias impresas a sacar, cuando le emitamos facturas, albaranes, presupuestos y tickets (facturas simplificadas), así como otras opciones aplicables por defecto a cada cliente.

» Cómoda administración de clientes con cuenta.

» En diversas zonas de la aplicación para hostales, se dispone de un botón para saber rápidamente cuál es el saldo del cliente.

Proveedores

» Base de datos de proveedores con opción de personalización de varios campos.

» Si nuestro proveedor nos asigna un número de cliente, y nos exige tal número a la hora de emitirle pedidos impresos, el programa nos ofrece tal posibilidad.

» Desde la ficha de cada proveedor tenemos accesos directos para conocer las últimas compras que le hayamos hecho, si hay artículos pendientes de que nos envíe, ver todos los pagos (pendientes y pagados), y también sacar un extracto de su cuenta contable.

» Además existen otras muchas opciones que se tomarán por defecto para cada proveedor.

Agentes-Comisionistas

» Gestión de agentes comisionistas, pudiendo evaluar su comisión sobre los siguientes criterios:

% sobre el importe (se puede tener en cuenta o no los descuentos)
% sobre el beneficio (se puede tener en cuenta o no los descuentos)
Importe por cada línea o artículo que figure en algún documento.
Importe por cada unidad que figure en los documentos.
Es posible aplicar lo anterior, sobre todos los artículos o solamente sobre algunos artículos sueltos y/o categorías de artículos.
» La liquidación final de comisiones se hará de forma automática o manual. En cualquier caso dispondremos de gran cantidad de informes sobre las operaciones realizadas.

Almacenes

» Gestión de varios almacenes, pudiendo crear automáticamente dentro de cada uno estantes o baldas y distintas ubicaciones.

» Transmisión de artículos entre los almacenes.

» Control de las operaciones de entrada y salida de artículos del almacén, sin que estas provengan necesariamente de facturas o albaranes de compra o venta.

Artículos

Únicamente si en el software de facturación de hostales se van a gestionar artículos de restaurante.

» Cambios masivos: puede cambiar datos masivamente de muchos de los campos de la ficha de artículos. Un ejemplo puede ser si quisiera aumentar de forma global un % el precio de todos los artículos de un proveedor.

» Desde la ficha de artículos se pueden definir campos personalizables.

» Gestión de artículos que queramos que tengan un stock mínimo o máximo.

» Gestión del peso y dimensión del artículo.

» Desde la propia ficha del artículo es posible ver rápidamente las tarifas y condiciones especiales de venta.

» Podremos asignar hasta 6 fotos para cada ficha de artículos.

» De cada artículo, al margen del código de barras y código interno, también se gestiona el código de cada proveedor.

» Botón de duplicación de la ficha de un artículo. De utilidad cuando se tienen que dar de alta artículos con características similares.

» Desde la ficha de cada artículo, disponemos de informes de: ventas, compras, movimientos de stock, impresión de etiquetas, etc., mostrando sólo la información del artículo en cuya ficha nos encontremos.

» Amplia descripción del artículo, para que también se imprima en facturas y otros documentos, o simplemente como información personal sin salga impreso.

» Podremos descontar el stock de otro artículo diferente al de la ficha.

» A cada artículo podremos asignar un perfil, que determina cómo ha de comportarse éste. En la definición de los perfiles, podremos configurar aspectos tales como:

Que no se gestione el stock
Gestionar stock excepto en las ventas
Ignorar el stock bajo cero.
Advertir cuando el stock quede bajo mínimos
Advertir cuando se agote el stock
Advertir si no queda stock para la operación.
“Sáquele un mayor provecho a su software para hostales, acoplando nuestro software de gestión de Restaurantes

Configuración

» Áreas de venta o departamentos: Podrá definir los distintos puntos de venta de la empresa, que tengan comportamientos distintos entre ellos. Ej. Hostal, Cafetería, Terraza y Restaurante.

» Para cada uno de ellos podremos configurar aspectos propios tales como: Almacén por defecto del que descontar existencias, Impresoras por defecto a utilizar, Serie de facturación, Métodos de cobro, etc.

» Múltiples parámetros de configuración para adaptarlo a las necesidades específicas de cada empresa: Entorno, Botones, Colores, Logotipos, Informes, Facturas, Tickets (facturas simplificadas), etc.

» Personalización de tantos Métodos de cobro / pago y periodicidades (vencimientos) como se desee.

» Tabla de impuestos, para todo tipo de regímenes fiscales.

“Un software ajustable; podrá configurar el programa de gestión de hostales, adaptándolo a su gusto y necesidades”

Compras

» Recepción de facturas, albaranes y presupuestos de proveedor, y emisión a éste de pedidos y devoluciones.

» Generación automática de facturas de proveedor, en base a los albaranes recibidos por parte de éste.

» Impresión directa de etiquetas de los artículos recibidos en el albarán o factura.

» Informe con la ubicación de los artículos recibidos en un albarán o factura de proveedor.

» Impresión de etiquetas para paquetería en las que se pueden citar peso y bultos.

» Generación automática de pedidos a proveedor en base a: Artículos bajo mínimos, Ventas de un periodo, Otros.

» Control preciso de lo pedido que está pendiente de recibir por parte del proveedor, de lo que ya se ha recibido, etc…

“Completa gestión de las compras, a través de nuestro software para hostales”

Informes

» Múltiples informes para todo lo imaginable, con opción de personalización en todos ellos.

» Exportación a multitud de formatos (Excel, Access, PDF, DBF, TXT, SDF, CSV, TAB, XML…)

» Cualquier cosa susceptible de imprimirse en el programa de gestión de hostales, también se podrá previsualizar por pantalla o mandar por correo electrónico como fichero PDF adjunto.

“Informes para todos los casos y situaciones, dentro del programa de gestión de hostales”

Cobros y pagos

Remesas Bancarias

» Remesas de efectos y generación de fichero para el banco, bajo los distintos cuadernos bancarios.

» Control del límite de crédito con el banco y de posibles efectos sin C.C.C.

» Generación e impresión de recibos bancarios impresos.

» Remesas de pagos de vencimientos de facturas.

» Remesas de pagos de nóminas.

» Remesas de cobros en base a: Un importe fijo. Por el saldo actual del cliente. Por una cuota periódica. Por el importe del exceso de riesgo, etc.

Previsión de cobros y pagos

» Gestión de previsión de cobros y pagos sobre las cuentas bancarias y de caja. Además también se contemplan los gastos e ingresos en una fecha concreta, y también los periódicos.

Varios

» Generación de comprobante de cobros / pagos, e impresión de recibos bancarios. Relación de entregas a cuenta con documentos pendientes de compensar.

» Validación global y rápida del pago / cobro de varios vencimientos a la vez.

“Íntegro control de cartera, con nuestro programa para hostales”

Inventarios

» Inventarios de artículos a varios niveles.

» Es posible hacer el proceso de inventario desde varios ordenadores simultáneamente. Una vez introducidas las existencias y antes de finalizar el proceso, se puede tener en cuenta las compras y ventas habidas durante el proceso de inventariado.

» Posibilidad de sacar un listado con las diferencias entre el stock anterior y el de después de hacer el inventario.

» También podrá realizar el inventario con un PDA / PocketPC, si éste incorpora un dispositivo de lectura de códigos de barras, y después podrá traspasar los datos en el programa de gestión de hostales.

Cierre de caja

» Cierre o arqueo de caja: Con este programa de facturación de hostales puede gestionar varias cajas o cajones de monedas, e introducir una cantidad en concepto de cambio para el siguiente turno o día. Podrá sacar listados con las operaciones realizadas en cada cierre, con información detallada de las cantidades que hay en los distintos métodos de cobro, a qué documento o concepto corresponden, qué operaciones ha hecho cada usuario o recepcionista, etc.

Herramientas / Utilidades

» Actualizaciones a través de Internet

» Las copias de seguridad se podrán hacer de forma manual o automáticas (éstas últimas se hacen a diario de forma automática). Se puede definir qué días queremos hacerlas, a qué hora deben empezar, etc.

» Calendario – Gestor de citas. Con múltiples opciones, como gestión de días festivos, configurar para que los avisos se muestren sólo a un determinado usuario, etc. También podremos sacar varios informes.

» A través del Banco Central Europeo, tendremos de forma on-line e inmediata, información de cotización de divisas, en relación al Euro

» Herramientas Varias: Esta aplicación tiene diversas herramientas que le mantendrán su programa de facturación de hostales en óptimo estado. Mediante alguna de ellas, podemos conectarnos remotamente con su máquina, para la resolución de dudas, posibles incidencias, etc. con la misma efectividad que si estuviéramos físicamente en su empresa.

“Sus datos permanecerán en óptimo estado, con nuestro programa de facturación de hostales”

VIDEO RESUMEN

Mira el vídeo de resumen del programa de gestión hotelera. En el podrás ver las principales características.

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DEMOSTRACIÓN

Demostración del funcionamiento del programa de gestión hotelera Verial con algunas de sus funciones.

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