Front Office – Programa de Gestión de Apartamentos 2018-02-08T20:14:02+00:00

Descripción del proyecto

Front Office – Programa de Gestión de Apartamentos

Software para apartamentos

» Definición de distintos tipos de apartamentos.

» Puede crear los apartamentos de forma automática o manual, especificando de cada uno de ellos valores como el edificio, piso, extensión de la centralita telefónica, y sus características como: cocina, número de baños, ducha, caja fuerte, etc.

» Gestión de cupos

» Cargos / Extras: Puede definir todos los que su empresa necesite. Éstos también pueden ser compuestos, es decir, que se componen de varios simples. P.Ej. un cargo llamado “Pack fin de semana”, que se compone de apartamento + bono sauna + pensión completa.

»En cuanto a la definición de tarifas, permite trabajar con varios tipos: Tarifas de temporada, tarifas por días de la semana, tarifas para empresas, tarifas para agentes comerciales, tarifa por número de días, etc.

» También puede elaborar contratos con agencias, empresas o personas.

» A través de la ficha de “Estado”, puede controlar el estado de los apartamentos: si están sucios, si hay alguna incidencia pendiente de arreglar o revisar, si están bloqueados porque no se pueden entregar a los clientes, etc.

“Podrá configurar todos los aspectos de sus apartamentos, con nuestro software de facturación de apartamentos”

» Planning de los apartamentos:

  • Visualización de los apartamentos para ver más o menos días en el planning (cuantos menos días, más detalle).
  • Filtros para visualizar en el planning sólo los apartamentos ocupados, los reservados, los presupuestados, los que tienen sauna, los de ducha, y muchos otros filtros…
  • Visualización del planning por tipos de apartamentos (los de 1 cama, 2, 3, …)

» Asignación ágil de estancias en los apartamentos, reservas y presupuestos desde el mismo planning.

» Opción para previsualizar desde el plano quién ocupa un determinado apartamento, dando detalles del titular y el periodo de alojamiento.

» Desde el planning dispone de botones para acceder a las fichas de trabajo más habituales, tales como la ficha de reservas, la de estancias, presupuestos, la de los informes frecuentes de hostelería, la de asignación de extras, la de disponibilidad entre fechas, la de vista global y estado de los apartamentos, otros tipos de planning, etc.

» Puede cambiar de apartamento a un cliente, con un simple click de ratón.

» En la ficha del cliente estableceremos la distribución de los cargos. Esto es, si va a pagar todos los cargos el cliente, o en caso de venir de parte de una agencia / empresa, si la agencia pagará el apartamento pero los extras el cliente, o si la agencia / empresa se hará cargo de todos los gastos.

» Desde la ficha de recepción es posible:

  • Asignar uno o varios apartamentos simultáneamente a un mismo titular.
  • Aunque tengamos precios preestablecidos para los apartamentos y demás cargos, podemos cambiar el precio de forma manual durante la reserva o estancia.
  • Función para asignar rápidamente cargos y extras.

  • Puede importar y asignar cargos de otros departamentos (P.Ej, del restaurante, de la barra, terraza, etc.).
  • Gestión de entregas a cuenta por parte de los clientes.
  • Puede traspasar cargos entre distintos apartamentos.
  • Botón de saldo: Conozca con un simple golpe de ratón, el saldo actual de cada cliente, desde la ficha de recepción.
  • Impresión alternativa del nombre real de los cargos o elementos de facturación. De gran utilidad si el cliente nos pide que en lugar de que figure un determinado concepto en su factura, se ponga otro distinto.
  • Accesos directos a determinados procesos que nos facilitan la búsqueda de las fichas de clientes. Estos son: Reservas con entrada hoy, Reservas con entrada mañana, Estancias con salida hoy, Estancias con salida mañana y Estancias actuales.

» Podrá indicar a partir de qué número quiere empezar la facturación de su empresa.

» Aspectos que puede configurar en el programa para apartamentos: Si las estancias van a ser con fecha abierta, si va a utilizar un lector de DNI y pasaportes, utilizar un grabador de tarjetas-llave para las cerraduras de las puertas de los alojamientos, Si va a gestionar el documento de bienvenida o Wellcome, y muchos otros aspectos más.

» Algunos informes de que dispone el programa de gestión de apartamentos:

  • Reservas entrantes hoy, reservas entrantes mañana, estancias salientes hoy, estancias salientes mañana, estancias actuales, estado de los cobros, apartamentos libres hoy, estado de los apartamentos, ocupación actual.
  • Rooming list de la estancia / reserva actual, ocupantes alojados con su régimen de estancia, documento wellcome, histórico del cliente de la estancia / reserva actual, previsión de cargos y de ocupación a varios días vista.
  • Listados para la policía: hoja-registro de entrada de viajeros, ocupantes alojados actualmente.
  • Ficheros para la policía, con las ocupaciones de los apartamentos, para enviar a través de la web oficial de la policía / guardia civil…
  • Alojamientos, ocupantes, histórico de facturas / albaranes / tickets (facturas simplificadas), histórico de apartamentos, estancias y reservas, ocupación, cupos, histórico de comunidades autónomas y países, informes de producción, cargos que están pendientes de facturar, etc.

“Nuestro programa para apartamentos le proporcionará un completo control de su negocio”

Empresas

» Gestión de varias empresas.

» Posibilidad de acceso al software de facturación de apartamentos de forma remota a través de Internet, desde cualquier lugar desde donde disponga de conexión ADSL o similar (banda ancha).

Usuarios

» Gestión para controlar los accesos al programa, pudiendo establecer contraseñas para los usuarios y limitando las funciones a las que queremos que entren.
» Gestión de incidencias: Control para saber en cualquier momento qué usuario creó cualquier ficha del programa, y también si se la modificó, alteró de importe, o borró.

» Herramientas de seguridad de acceso al programa de apartamentos: Puede solicitar una clave de entrada al programa a introducir por el teclado, o acceso a la aplicación mediante tarjetas con un chip con información exclusiva de cada usuario que le identificaría.

» En muchas fichas del programa se dispone de un botón que nos da información del usuario que creó el documento actual, y también la fecha, hora y ordenador desde el que lo hizo.

» Ficha para crear los datos del personal de la empresa, pudiendo incluir una foto de ellos.

“Este software para apartamentos le ofrece herramientas idóneas para la seguridad en la gestión de su negocio”

Clientes

» Ficha de clientes con todos los campos necesarios para el correcto almacenamiento de todos los datos de nuestros clientes, agencias, o empresas. Además disponemos de campos adicionales personalizables, y opciones de comportamiento específicas para cada cliente, por ejemplo, el número de copias impresas a generar de los documentos (facturas, albaranes, tickets / facturas simplificadas) que le emitamos, la forma en que nos pagará, etc.

» Gestión completa de clientes con cuenta.

» En diversos lugares del programa para apartamentos hoteleros, verá un botón que le dará información del saldo del cliente, si está a favor suyo o nuestro.

Proveedores

» Al igual que con la ficha de clientes, en la ficha de proveedores disponemos de multitud de campos para clasificar correctamente los datos de nuestros proveedores y acreedores, pudiendo hacer uso de unos campos reservados para su uso particular. También estableceremos opciones de comportamiento específicas para cada proveedor, como por ejemplo la forma y momento en que vamos a pagarle, así como muchas otras opciones.

» Desde la ficha de cada proveedor, dispone de informes directos, tales como las últimas compras realizadas, otro para ver los artículos anteriormente pedidos y que estén pendientes de recibir, un extracto de su cuenta contable, un informe con los pagos pendientes a ese proveedor, otro con lo ya pagado, etc…

Agentes-Comisionistas

» Ficha de agentes y comisionistas: Se pueden calcular las comisiones de éstos en base a los siguientes criterios:

  • % sobre la base imponible, teniendo o no en cuenta los descuentos
  • % sobre el beneficio, teniendo o no en cuenta los descuentos
  • Importe por línea de factura.
  • Importe por cada unidad vendida.
  • Los criterios anteriores se aplicarían en base a todos los artículos o sólo sobre ciertos previamente seleccionados.

» Podrá hacer las liquidaciones de las comisiones de forma manual o automática, pudiendo sacar completos informes de los resultados.

Almacenes

» Gestión de varios almacenes, con creación manual o automática de estantes y/o ubicaciones.

» Proceso de traspaso de mercancía entre los distintos almacenes.

» Procesos para dar de salida o alta mercancía, sin ser a través de documentos tipo facturas o albaranes. Por ejemplo, para dar de alta artículos que nos han regalado, o dar de baja mercancía que ha mermado, hemos perdido, etc.

Artículos

Para aquellos casos en los que junto con el software de facturación de apartamentos se van a gestionar artículos de restaurante – bar – cafetería.

» Cambios masivos: proceso que permite cambiar a nivel masivo gran parte de información de los campos de la ficha de artículos. Un ejemplo práctico podría ser si quisiéramos incrementar en un porcentaje determinado el precio de los artículos cuya categoría o familia fuera “pescados”.

» En la ficha de artículos, al margen de los múltiples campos existentes para la correcta clasificación de los artículos, existen una serie de campos que puede utilizar y personalizar según sus necesidades.

» Gestión de artículos con stock bajo mínimos y sobre máximos.

» Posibilidad de controlar el peso y dimensiones de los artículos.

» Desde la ficha de cada artículo, y de forma visible, se pueden ver las distintas tarifas y condiciones especiales a las que se puede vender ese artículo.

» Se pueden incorporar hasta 6 fotos para la ficha de cada artículo.

» Soporte del propio código del proveedor para el artículo, al margen del código de barras y código interno que asigna el programa a cada ficha de artículo.

» Duplicado de artículos. Existe un botón para hacer un duplicado de la ficha del artículo en la que nos encontremos. Es bastante práctico cuando trabajamos con artículos de características muy similares.

» En la ficha de cada artículo dispone de botones que nos muestran diversos informes relacionados con el artículo actual, tales como: un informe de las ventas en las que esté implicado éste artículo, también lo mismo pero con respecto a las compras, movimientos de stock, impresión de etiquetas, etc.

» Al margen del nombre del artículo, puede utilizar la “descripción amplia”, donde no tendrá límite de texto. Ésta descripción amplia opcionalmente también se podrá imprimir en los documentos de venta (albaranes, facturas…).

» Podemos imputar el descuento de stock a otro artículo distinto al de la ficha en que nos encontremos.

» Cada artículo debe llevar obligatoriamente un “perfil”. El perfil de los artículos determina el comportamiento de éstos en distintas situaciones: las compras, ventas, el stock, decimales a utilizar, etc. Por ejemplo, con respecto al comportamiento a nivel de stock, podemos utilizar los siguientes valores:

  • No gestionar el stock
  • Gestionar el stock excepto en ventas
  • Ignorar el stock negativo
  • Mostrar un aviso si el stock queda bajo mínimos
  • Mostrar un aviso al acabarse el stock
  • Mostrar un aviso si no hay suficiente stock para la venta.

“Combine su software para apartamentos hoteleros, con el ágil y potente software de gestión de Restaurantes

Configuración

» Gestión de distintas áreas de ventas o departamentos: Puede crear los distintos puntos de venta de la empresa, que tengan comportamientos distintos entre ellos. Ej. Apartamentos, Restaurante, Terraza, Bar…

» Para cada uno de ellos se pueden configurar aspectos propios, como por ejemplo el almacén del que se descontarán las existencias, qué impresoras se utilizarán, qué serie de facturación llevará (normal o “alternativa”), formas de cobro a utilizar, si se gestionarán claves de usuario al crear o modificar un documento, etc.

» Opciones de configuración para personalizar el programa a su gusto, tales como el entorno general, los botones, los colores, logotipo de la empresa, informes, facturas, tickets (facturas simplificadas), etc.

» Puede definir tantas formas de cobro o pago y periodicidades o plazos como necesite.

» Tipos de impuestos, para cualquier tipo de regímenes fiscales.

“Podrá configurar el programa de gestión de apartamentos hoteleros, a su gusto y necesidades”

Compras

» Gestión de las facturas, albaranes y presupuestos que recibamos de nuestros proveedores y emisión de pedidos y devoluciones a éstos.

» Asistente para introducir y valorar automáticamente las facturas de nuestros proveedores, en base a los albaranes recibidos pendientes de facturar.

» Desde cada factura o albarán recibido, puede imprimir etiquetas de todos los artículos que estén dentro del documento.

» También de cada albarán o factura, puede sacar un listado en el que se muestra la ubicación donde hemos de colocar cada uno de los artículos del documento.

» Impresión de etiquetas para paquetería donde puede salir también el peso y número de bultos.

» Asistente para generar automáticamente pedidos a sus proveedores en base a distintos criterios, como por ejemplo: artículos cuyo stock esté bajo mínimos, reposición de las ventas de un periodo, etc.

» Control minucioso de la mercancía pedida a los proveedores y que está pendiente de recibir, de lo que ya se ha recibido, etc…

“Control de compras al completo, desde nuestro software para apartamentos”

Informes

» Multitud de informes en todo el programa, siendo éstos personalizables por parte del usuario.

» Todo informe puede ser exportado a formatos de datos muy conocidos, como: Access, Excel, PDF, TXT, DBF, TAB, SDF, CSV, XML…

» No sólo podrá imprimir o exportar los informes, sino que también podrá previsualizarlos por pantalla, e incluso mandarlos por email dentro de un PDF adjunto.

“Múltiples informes completos y prácticos, dentro del software para apartamentos hoteleros”

Cobros y pagos

Remesas Bancarias

» Puede generar remesas de cobros de domiciliaciones, y generar un fichero para mandárselo después a su banco, bajo el cuaderno bancario que corresponda.

» Control del límite de crédito que tiene con su banco. También control de efectos que no tengan asociado un código de cuenta de cliente.

» Genere e imprima también recibos bancarios en papel.

» También puede hacer remesas de pagos de vencimientos de facturas y de pago de nóminas.

» Otro tipo de remesas de cobros que puede generar son: por un importe fijo, por el saldo del cliente, por una cuota previamente definida en la ficha de los clientes, por el exceso de riesgo que le hayamos dado al cliente, etc.

Previsión de cobros y pagos

» Completa previsión de cobros y pagos sobre sus cuentas de banco y caja. Al margen de los vencimientos de cobros y pagos de facturas, también se considerarán los gastos e ingresos de un día en concreto (a definir previamente) y gastos e ingresos regulares o constantes.

Varios

» Impresión de justificantes de cobros o pagos, para sacar por impresora normal o de tickets.

» Puede asociar un cobro o pago con varias operaciones que tuviera pendientes, de forma simultánea. P.ej. Asociar un talón que le entrega un cliente, con el cobro de varias facturas.

“La gestión de su cartera perfectamente resuelta, desde nuestro software de facturación de apartamentos”

Inventarios

» 2 tipos de inventarios: los simples y los que requieren de prestaciones más avanzadas.

» El proceso de inventariado se puede hacer simultáneamente desde varios puestos de trabajo.

» Antes de finalizarlos puede poner el stock a cero, antes de tener en cuenta los valores introducidos. También antes de finalizar, puede tener en cuenta las compras y ventas habidas durante el proceso de inventariado.

» Existen informes que le indicarían el stock que tenía cada artículo antes y después del inventario.

» También puede hacer el inventario a través de un PDA que tenga un lector de código de barras. Después la información recogida con ese aparato, la exportaría después al programa para apartamentos hoteleros.

Cierre de caja

» Cierre de caja o arqueos: Este software de facturación de apartamentos le da la opción de gestionar varias cajas o cajones de monedas. Puede determinar qué cantidad de cambio o apertura quiere dejar para el día siguiente o siguiente turno.

» Existen listados que le detallarán las operaciones habidas en cada arqueo, cuánto han cobrado los distintos usuarios y en concepto de qué, cuánto se ha cobrado en los distintos métodos de cobro (efectivo, tarjeta de crédito…). Cada uno de estos informes los puede sacar por impresora normal o de tickets.

Herramientas y utilidades

» El programa está en constante evolución, crecimiento y mejora. Por ello y para que esté siempre actualizado, ponemos a su disposición actualizaciones para descargar a través de Internet.

» El programa hace por sí mismo copias de seguridad de forma automática. También puede hacer esas copias en cualquiera de sus ordenadores de trabajo y en soportes externos.

» Completo calendario / planificador de citas, con un gran número de opciones y posibilidad de emisión de informes sobre lo en él anotado.

» Información tomada del Banco Central Europeo, sobre los valores actualizados de las distintas divisas en relación al Euro.

» Herramientas Varias: disponemos de múltiples recursos para que sus datos y programa de gestión de apartamentos estén continuamente en perfecto estado. También disponemos de herramientas, para en caso de necesidad conectarnos on-line con su ordenador, de cara a solucionarle dudas o a solventarle algún posible problema.

“Su programa y datos siempre en buenas manos, con nuestro software para apartamentos hoteleros”

VIDEO RESUMEN

Mira el vídeo de resumen del programa de gestión hotelera. En el podrás ver las principales características.

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DEMOSTRACIÓN

Demostración del funcionamiento del programa de gestión hotelera Verial con algunas de sus funciones.

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