Front Office – Programa de Gestión de Casas Rurales y Centros de Turismo Rural 2018-02-08T20:13:38+00:00

Descripción del proyecto

Front Office – Programa de Gestión de Casas Rurales y Centros de Turismo Rural

» Definición de distintos tipos de habitaciones, alojamientos o casas.

» Creación manual o automática de las habitaciones o alojamientos de su establecimiento, pudiendo detallar de qué tipo son, en qué edificio y/o piso se ubican, sus características especiales (interior, exterior, terraza, chimenea, hidromasaje, etc.)

» Ficha de cargos y extras: Puede definir todos los conceptos que desee facturar. Éstos pueden ser simples o que estén compuestos de varios simples. P.Ej. “Pack fin de semana”, que se componga de alojamiento + actividad ecuestre.

» Distintos tipos de tarifas: Puede trabajar y crear tantos tipos de tarifas como le interese: tarifas por número de días, tarifas de temporada, tarifa de diario y fin de semana, tarifa para clientes habituales …

» Contratos por periodos, contratos con agencias, con personas…

» Estado de las casas / habitaciones: Ficha para saber si están pendientes de limpiar, de revisar algún desperfecto, si están bloqueadas y no se pueden asignar a los clientes…

“Configure rápidamente todos los elementos de su empresa, con nuestro software de facturación de casas rurales y centros rurales”

» Planning de las casas, alojamientos o habitaciones:

  • Visualización del planning a varios niveles, para ver más o menos días en él.
  • Filtros para sólo ver las reservadas, ocupadas, las dobles, triples, las interiores, exteriores, con chimenea…, del primer piso, segundo …, casa 1, 2…, y otros filtros.
  • Visualización del planning, por tipos de casas, alojamientos o habitaciones.

» Asignación rápida de reservas o estancias desde el mismo planning.

» Desde el planning puede previsualizar los detalles de cada habitación, casa, o alojamiento, con detalles del nombre, periodo de estancia y otros datos.

» En el planning dispone de botones para acceder directamente a las fichas de trabajo habituales: reservas, estancias, informes frecuentes, extras rápidos, disponibilidad entre 2 fechas, vista global y estado de las casas, habitaciones o alojamientos, planning por días, etc.

» El cambiar de casa, habitación o estancia, por otra distinta, se hace fácilmente con un golpe de ratón.

» En la ficha del cliente, se puede especificar la distribución de los cargos: si todo lo pagará el cliente, todo lo pagará la agencia o empresa de la que venga, o si los extras los paga el cliente y el resto la empresa / agencia.

» Desde la pantalla general o de recepción, podremos:

  • Añadir múltiples habitaciones, casas o alojamientos, de una sola vez.
  • Cambiar en cualquier momento el precio predefinido para cualquier cargo, extra o servicio, si no quiere mantener el de tarifa.
  • Ficha para asignar rápidamente cargos y extras
  • Facturación de cargos de otros departamentos de nuestra empresa, como restaurante o bar.
  • Gestión de entregas a cuenta
  • Traspasos de cargos o extras entre los alojamientos, casas o habitaciones.
  • Botón de saldo: Para saber rápidamente el saldo del cliente y saber si está a favor suyo o nuestro.
  • Impresión alternativa: Puede cambiar el nombre de los cargos predefinidos, para que salgan con otra descripción distinta en la facturación.
  • Fichas para agilizar la localización de reservas o estancias de clientes: reservas con entrada hoy, reservas con entrada mañana, estancias con salida hoy, estancias con salida mañana y estancias para hoy.


» Algunos aspectos configurables en el programa para casas rurales y centros de turismo rurales: trabajar con fecha abierta, utilización de un lector de DNI y pasaportes, documento de bienvenida o wellcome, listados de gobernanta, etc.

» Informes del programa de gestión de casas rurales y centros rurales:

  • Listado de reservas que entran hoy, reservas que entran mañana, estancias que salen hoy, estancias que salen mañana, estancias actuales, estado económico (para saber lo pendiente y lo pagado), casas, habitaciones o estancias libres hoy, estado de los alojamientos (limpio, sucio, bloqueado, a revisar…), ocupación del mes actual.
  • Rooming list de la ficha actual, clientes alojados con régimen de estancia, documento de wellcome, histórico del cliente para el documento actual, previsión de cargos y de ocupación a varios días vista.
  • Listados para la policía: hoja-registro de entrada de viajeros para los ocupantes actualmente alojados, con posibilidad de generar un fichero para mandárselo a la Policía / Guardia Civil a través de su Web.
  • Informes de alojamientos, ocupantes, histórico de estancias y documentos, reservas, estancias y presupuestos, ocupación, histórico de provincias, comunidades y países (para el INE), de producción, cargos pendientes de facturación, etc.

” El programa para casas rurales y centros de turismo rural que necesita, para gestionar al completo su negocio”

Empresas

» Gestión multiempresa.

» También puede acceder remotamente al programa de gestión de casas rurales, a través de Internet, desde cualquier parte del mundo.

Usuarios

» Gestión de perfiles de usuarios, para limitar el acceso a las partes que no queremos que accedan.
» Control de incidencias: en esta aplicación queda siempre constancia de todas las fichas del programa que han sido borradas o modificadas, quedándose reflejado qué dato se modificó o borró, y qué usuario, desde qué ordenador, y qué día y hora lo hizo.

» Protección de entrada al programa de gestión de casas rurales, a través de contraseñas.

» En muchas fichas del programa existe el botón “Info”, que nos indica el usuario que creó el documento, y desde qué ordenador. En otras partes también se indica la fecha y hora en que la ficha ha sido creada y/o modificada.

» Personal de la empresa: Ficha para introducir los datos de sus empleados, pudiendo introducir hasta su foto.

“Este programa para casas rurales y centros de turismo rural, le ofrece herramientas de seguridad para tener control de todo cuanto ocurra en su aplicación”

Clientes

» Ficha de clientes muy completa, con posibilidad de crear campos personalizados. Para cada cliente podemos definir distintas direcciones (fiscal, comercial o de envío).

» También por cada cliente, es posible señalar cuántas copias impresas queremos emitirle de facturas, albaranes, tickets (facturas simplificadas) y presupuestos, y otras muchas preferencias aplicables por defecto para cada uno.

» Gestión de clientes con cuenta.

» En algunos lugares del software para casas rurales, tiene un botón para consultar de forma inmediata el saldo del cliente.

Proveedores

» Ficha de proveedores con múltiples campos para definir y clasificar a nuestros proveedores, con posibilidad de crear campos adicionales personalizados.

» Se puede especificar cuál es nuestro número de cliente que tenemos con cada proveedor, y éste número o código saldría impreso en los pedidos o devoluciones que hagamos al proveedor.

» Desde la propia ficha de cada proveedor dispone de botones de acceso directo a informes referentes a cada proveedor, tales como las últimas ventas que nos haya hecho, los artículos que le hayamos pedido y que aún no ha mandado, ver los pagos pendientes de hacerle, etc.

» Al margen de lo anterior, existen muchas otras opciones para aplicar por defecto a cada proveedor.

Agentes-Comisionistas

» Gestión de comisiones: puede definir y calcular comisiones de varias formas:

  • Porcentaje sobre el importe, teniendo o no en cuenta descuentos
  • Porcentaje sobre el beneficio, teniendo o no en cuenta los descuentos
  • Un importe fijo por cada línea o concepto facturado
  • Un importe por cada unidad vendida.
  • Lo anterior es aplicable sobre todos los artículos que vendan los comisionistas, o sobre una selección.

» Asistente para la liquidación automática de las comisiones, aunque también es posible hacerlo de forma manual. Para ambos casos existen completos informes de los resultados.

Almacenes

» Creación de múltiples almacenes. Además para cada uno de ellos puede definir de forma automática las distintas ubicaciones, como pasillos, estantes, etc.

» Traspaso de artículos entre los almacenes.

» Gestión de los movimientos de salida y entrada de artículos del almacén, sin ser a través de documentos de compra o venta como facturas, o albaranes.

Artículos

Sólo si en el programa para casas rurales se van a gestionar artículos de restaurante.

» Cambios masivos: puede cambiar de forma masiva el valor de casi cualquier campo de la ficha de artículos. Un ejemplo de utilidad puede ser si queremos incrementar un porcentaje el precio de venta de todos los artículos de una determinada categoría.

» En la ficha de artículos, al margen de los múltiples campos de clasificación de que se dispone, el usuario dispone de otros campos libres personalizables que puede utilizar a su antojo.

» Gestión del stock por debajo del mínimo y por encima del máximo.

» Gestión del peso y dimensiones de los artículos.

» Tarifas especiales: en la ficha de cada artículo se dispone de una solapa donde se vería si ese artículo figura dentro de alguna tarifa “especial” de venta, dándonos información completa de las condiciones.

» Gestión de imágenes: para cada artículo puede gestionar hasta 6 fotos o imágenes.

» Se contemplan, además del código de barras y código interno o propio del artículo, el código o códigos que los proveedores den a los artículos.

» Duplicación de artículos: Puede duplicar la ficha de un artículo, si el nuevo que quiere crear comparte gran número de características con el de origen, con lo cuál sólo tendrá que modificar algunos datos.

» Desde la ficha de cada artículo dispone de informes con información relacionada con él mismo, por ejemplo: informes de compras, ventas, movimientos de stock, impresión de etiquetas, etc.

» Dispone de un campo en la ficha de cada artículo, donde puede introducir una descripción amplia del mismo. Después ésta descripción, de forma opcional, puede salir también impresa junto con el artículo en el documento de venta que figure.

» Opción para descontar stock de la ficha de otro artículo distinto.

» Cada artículo dispone del dato “perfil del artículo”, el cual determina cómo ha de comportarse cada artículo en distintas ocasiones. Por ejemplo, con respecto al stock, dispondríamos de las siguientes posibilidades:

  • Que no se gestione el stock
  • Gestionar stock, aunque no en ventas
  • No tener en cuenta el stock negativo
  • Avisar si el stock quedara bajo mínimos
  • Avisar al agotarse el stock
  • Avisar si no queda suficiente stock para realizar la operación.

“Un complemento ideal al Software de Facturación de Casas Rurales: nuestro software para la gestión de Restaurantes

Configuración

» Gestión de varios departamentos o áreas de venta: Cada uno de ellos tendrá opciones de comportamiento y configuración propios. Ej. Casa Rural, Bar, Restaurante…

» Para cada área de venta o departamento, puede configurar aspectos propios tales como: el almacén por defecto del que se han de descontar las existencias, qué impresoras por defecto se utilizarán, la serie de facturación, métodos de cobro, etc.

» Se disponen de elementos para poder configurar el programa estéticamente a nuestro gusto, como el entorno, los botones, los colores, utilización del logo de la empresa en distintos lugares, informes personalizados, facturas, tickets (facturas simplificadas), etc.

» Se pueden definir tantas formas de cobro / pago como quiera, al igual que vencimientos o periodicidades.

» Tabla de impuestos, para la utilización de cualquier régimen fiscal.

» Puede empezar la numeración de sus facturas a partir del número que llevara con su anterior sistema.

“Puede configurar el programa de gestión de casas rurales y centros de turismo rural, para adaptarlo a su necesidad y gusto”

Compras

» Gestión de albaranes, facturas y presupuestos de proveedores, y emisión a éstos de nuestros pedidos y devoluciones.

» Se pueden valorar las facturas de proveedores, en base a los albaranes previamente recibidos y que estén pendientes de facturar.

» De los artículos recibidos en un albarán o factura, puede imprimir las etiquetas de éstos de manera directa.

» Puede sacar un listado en el que salgan las ubicaciones dentro de su empresa, de los artículos recibos en un albarán o factura de proveedor.

» Para los documentos de devolución, puede imprimir etiquetas para la agencia de transportes, donde se verían también reflejados el peso y número de bultos.

» Disponemos de un práctico asistente para la generación automática de pedidos a sus proveedores en base a: artículos con stock bajo mínimos, las ventas de un periodo, etc.

» Pedidos a proveedor: se controla los artículos que hemos pedido a nuestros proveedores y que aún no hemos recibido, lo que ya hemos recibido, etc.

“Una amplia gestión de compras, la disponible desde el software de facturación de casas rurales y centros de turismo rurales”

Informes

» Multitud de informes para cualquier tipo de caso y análisis, siendo personalizables todos ellos por parte del usuario.

» Se pueden exportar a formatos tales como: PDF, TXT, TAB, Excel, Access, DBF, SDF, CSV, XML y otros.

» Cualquiera de los informes del software para casas rurales, también se puede ver previamente por pantalla o enviar por email dentro de un fichero PDF adjunto.

“Todo tipo de prácticos listados, desde el programa de gestión de casas rurales y centros de turismo rural”

Cobros y pagos

Remesas Bancarias

» Generación de remesas de cobros / pagos, con posibilidad de generar un fichero bajo los distintos cuadernos bancarios.

» Gestión de efectos que no tengan cuenta bancaria asociada y control del límite de crédito que tengamos con nuestro banco.

» También se pueden generar e imprimir recibos bancarios en papel.

» Creación de remesas para realizar los pagos de las nóminas.

» Al margen de poder realizar remesas de cobros correspondientes a vencimientos de facturas, también se pueden hacer remesas de cobro por otros criterios: por un importe fijo, por el saldo actual del cliente, por una cuota periódica previamente definida, por el exceso de riesgo de los clientes, etc.

Previsión de cobros y pagos

» Control de la previsión de cobros y pagos correspondiente a sus bancos y caja, respecto a vencimientos de documentos y también sobre gastos e ingresos previamente definidos, pudiendo ser éstos sobre un día concreto o de tipo periódico.

Varios

» Justificantes de cobros y pagos, a sacar por impresora normal o de tickets.

» Asociación de entregas a cuenta con operaciones que estén pendientes de compensación.

» Confirmación ágil y simultánea del pago o cobro de varios vencimientos.

“Gestión de cartera al completo, a través del software de facturación de casas rurales”

Inventarios

» Completos procesos de inventario, para llevar el stock al día.

» Se puede realizar el proceso desde varios puestos de trabajo de forma simultánea. Antes de finalizar el proceso, se puede indicar al programa que se tengan en cuenta las ventas y compras que hubo desde que se inició el proceso de inventario.

» Listados donde se verían reflejadas las diferencias de stock, entre lo anterior y lo nuevo.

» El proceso de inventariado también se puede hacer a través de dispositivos PDA, que tengan acoplado un lector de código de barras. Después se integraría la información leída, en el programa para casas rurales y centros rurales.

Cierre de caja

» Cierre de caja o arqueos: desde este software de facturación de casas rurales y centros de turismo rural, puede gestionar varios cajones o cajas de monedas. También puede indicar una cantidad de apertura para el día siguiente (en concepto de cambio o similar). Los múltiples listados que puede emitir, pueden salir por impresora normal o una de tickets. Algunos de esos informes mostrarían las operaciones realizadas por cada distinta forma de cobro, por cada operador, etc.

Herramientas y utilidades

» Periódicamente existen actualizaciones del software para casas rurales, disponibles para descargar por Internet

» El programa genera automáticamente y a diario copias de seguridad, aunque también las puede hacer de forma manual, pudiendo indicar rutas o dispositivos externos donde realizarlas.

» Calendario anual con un completo programador / gestor de citas. Las citas se pueden mostrar a todos los usuarios, o sólo a usuarios concretos, se pueden repetir cada cierto tiempo, gestionar días festivos, etc. Disponibles varios modelos de informes.

» Información del valor de ciertas divisas con respecto al Euro, con datos actualizados on-line a través del Banco Central Europeo.

» Herramientas Varias: esta aplicación informática para casas rurales tiene herramientas destinadas a salvaguardar sus datos para que éstos estén siempre en óptimo estado. También disponemos de un avanzado sistema para conectarnos remotamente con su ordenador (siempre con su consentimiento), en caso de que necesite nuestra asistencia o para resolverle dudas.

“Los datos siempre en buen estado, con nuestro software de facturación de casas rurales y centros de turismo rurales”

VIDEO RESUMEN

Mira el vídeo de resumen del programa de gestión hotelera. En el podrás ver las principales características.

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DEMOSTRACIÓN

Demostración del funcionamiento del programa de gestión hotelera Verial con algunas de sus funciones.

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